Dünyanın en hacimli sektörlerinden biri olan inşaat sektöründe, birbirinden bağımsız projeler, karmaşık iş süreçleri ve dağınık lokasyon yapısı nedeniyle bilgi sistemleri, tüm diğer üretim ve hizmet sektörlerinde olduğu gibi süreçleri destekleyen vazgeçilemez bir ihtiyaç haline dönüşmüştür.

Farklı coğrafyalarda yer alan şantiyeler, depolar ve merkezi birimler ile çok lokasyonlu bir yapıya sahip olan sektörde, tüm birimlerin koordinasyonu ciddi bir önem taşımaktadır. Üstelik birçok projede çok sayıda alt yüklenici ile çalışılmaktadır. Bu da sadece birimler arası koordinasyon değil aynı zamanda müşteri, ana yüklenici ve alt yükleniciler arasında da bir işbirliği sağlanması gerekliliğini ortaya koymaktadır. Bu karmaşık yapıda iş programının oluşturulması ve takibi son derece zordur ve problemlere yol açmaktadır.

Her şeyden önce, inşaat sektörü proje tabanlı çalışan bir endüstridir ve bu nedenle diğer üretim sektörlerinden çok farklı iş süreçlerine sahiptir. Alınan her yeni proje, bazen aynı bazen farklı kaynaklar ile planlanabilen, birçok noktada ise projeye göre özelleşen iş süreçlerine sahip bir yapı içermektedir. Bu karmaşık yapısından dolayı inşaat sektörü, daha çok standart hat üretimi yapan endüstriler için tasarlanmış Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerini kullanmakta yetersiz kalmaktadır.

İnşaat projelerinde standart ERP sistemlerinin karşılayamadığı İş makineleri bakım, onarım süreçleri, yakıt giderleri, lastik yönetimi, taşeron takibi, inşaat finansal raporları, işgücü yönetimi, harcamalar, sektöre özel satın alma süreci, inşaat proje yönetimi gibi birçok karmaşık ve benzersiz proje tabanlı işlemler mevcuttur.

Sektörün bu yapısal özellikleri nedeni ile birçok inşaat şirketi halen kendi projelerini yönetmek için excel tabloları kullanmaktadır. Ancak bahsedilen süreçlerin planlanması ve takibi için sektöre özel tasarlanmış entegre proje ve şantiye yönetimi yazılımları kullanılması gerekmektedir.

Yazılımların Özellikleri Neler Olmalıdır ?

Bahsi geçen yazılımlar İnşaat firmaları için tasarlanmış, tüm saha aktiviteleri, proje yönetimi, finansal ve operasyonel faaliyetleri yönetebilecek kabiliyette yazılımlar olmalıdır.

İnşaat ve altyapı projelerinde iş makinesi ve ekipman ağırlıklı çalışan organizasyonlar için tüm iş akışlarını modüler yapısı ile destekleyerek, makine ekipman yönetiminden, satınalma yönetimine, çoklu şantiye yönetiminden proje yönetimi uygulamalarına kadar geniş bir çözüm yelpazesi sunmalıdır.  Sektöre özgü işlevsel, ölçeklenebilir ve yönetimsel karar destek mekanizmalarının çalıştırıldığı çözümler ile şantiyelerde yaşanan sorunların giderilmesi hedeflenmelidir.

Özellikle tünel, otoyol ve baraj gibi altyapı şantiyelerinde faaliyet gösteren yüklenici firmaların, başarılarını ve karlılıklarını sürdürmeleri,  işletme maliyetlerini kontrol altında tuttukları sürece mümkün olmaktadır.  Özellikle, ağır ekipman ve iş makinelerinin sağlıklı ve verimli çalışması, bunlara ait bakım ve yakıt giderlerinin kontrol altında tutulması, yaşanan duruşların sebep olduğu iş kayıplarının minimize edilmesi, etkin malzeme yönetimi ile stok maliyetlerinin düşürülmesi, entegre satınalma yönetimi ile doğru malzemeyi doğru zamanda doğru maliyetle temin ederek satınalmaya bağlı kayıpların en aza indirilmesi, bu işletmelerin faaliyetlerini karlı devam ettirmeleri için son derece önemlidir.

İş makineleri ve ekipman ister firmaya ait olsun, ister kiralık olsun bunların çalışma puantajları, günlük aktivite raporları yazılım içinde detaylı bir şekilde kayıt altına alınarak bu kalemlere ait giderler, ister şantiye bazında, ister masraf merkezleri bazında, ister proje bazında ayrı ayrı maliyetlendirilebilmelidir.

Aynı zamanda uygulamalar yurtdışı lokasyonları için farklı dillerde kullanılabilmeli ve çoklu şirket, çoklu döviz ve uluslararası inşaat proje yönetim sistemlerini, uygun alt yapısı ile desteklemelidir.

Yazılım Kullanmanın İnşaat Firmalarına Faydası Ne Olur ?

Başarılı inşaat firmaları, projeleri, zaman ve bütçe planları dahilinde teslim etme konusunda başarılıdırlar. Doğru finans ve operasyonel yazılımlara yatırım yapan yükleniciler, projeleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirir, müşterilerine daha kaliteli sonuçlar sağlar ve ayrıca iş karlarını artırırlar.

İnşaat sektöründe projelerin nasıl yönetildiğine baktığımızda malzeme takibi ve para yönetimine dayalı bir anlayışla karşılaşıyoruz. Proje faaliyetlerinin bütçesi, süresi, kaynakları tanımlanarak bir proje planının üretilmesi, ardından malzeme ve bütçe odaklı bir yapının kurulması en doğru çözümdür. Uygulanacak doğru yazılımlar, proje planlamada işletmelerin tüm proje ve faaliyetleri için bütünleşik bir maliyet yönetimi çözümü sağlar. Aynı zamanda yöneticilerin proje performansını izlemek için zamanında ve detaylı maliyet analizleri yapmasına olanak tanır.

İstenen gerçek zamanlı veriye, farklı ortamlarda tutulan kayıtların verimsiz bir şekilde birleştirilmesi nedeni ile zamanında ulaşılamaması, yöneticiler için ciddi memnuniyetsizlikler oluşturmaktadır. Çözüm, birbirinden bağımsız çalışan bu departmanları bir araya getirebilecek ve aynı veritabanı üzerinde çalışan sektöre özel tasarlanmış bir uygulamadan geçmektedir.

Dolayısıyla uygulanacak doğru yazılımlar, kurumsal hafızanızı oluşturacak, süreçlerinizin çok daha etkin yönetilmesini, her seviyede istenilen raporlara güncel, çaba sarf etmeden ulaşmanızı ve pazardaki fırsatları kolaylıkla değerlendirmenizi sağlayacaktır. Aynı zamanda muhasebe sistemleri ile entegre çalışarak zaman kayıplarının önüne geçmenizi ve oluşabilecek problemleri henüz oluşmadan fark edip önlem alabilmenizi sağlayacaktır.

 

Yazılımlarda Kullanım Kolaylığının Önemi.

Merkez ofis, şantiyeler ve depo yapılanmalarını düşündüğümüz zaman bilgisayar kullanma yatkınlığı konusunda farklı seviyelerdeki insanları aynı platformda buluşturmak istediğimizde, yazılımların tüm seviyelerdeki kullanıcılara hitap etmesi önemlidir. Bu noktada, yazılımların kullanım kolaylığı ön plana çıkmaktadır.

Şantiyelerden veri toplama endişesi, halen birçok firmada yazılım uygulama kararını erteletmektedir. Dolayısıyla uygulanacak yazılımlar, kullanıcı profillerine özel tasarlanabilen, erişimi kolay arayüzlerle desteklenen, son derece kolay kullanılabilir yapıda olmalıdır.    Temel amaç, yazılım kullanımını çalışanlar için bir külfet değil, tam anlamıyla uygulanabilir olması, aynı zamanda iş hayatlarının bir vazgeçilmezi haline gelmesidir. Başarılı yazılımlar, bu unsurları bünyelerinde oluşturmuş olan yazılımlardır.

 

Satış Sonrası Teknik Destek ve Danışmanlığın Önemi ;

Bu tür sistemlerde yazılımın kendisi aslında her şeyin çözümü değildir. Dolayısıyla bu tür sistemleri kurmak için sadece yazılım almak yeterli olmaz. Firmaların da sistem için hazır olması çok önemlidir. Yazılımların üretici firmalar tarafından kurum amaçlarına uygun şekilde uyarlanması, dolayısıyla sistem kurulumu ve sürekliliği için eğitim, danışmanlık, teknik destek hizmetlerini sorunsuz bir şekilde verebilecek kaynaklara sahip olması gerekmektedir..

Tüm çözümlerde kullanım kolaylığı, sağlıklı sistem yapısı, hızlı kurulum ve işbirlikçi yaklaşımlar ön planda tutulmalı. Yazılımlar deneyimli ve profesyonellerden oluşan bir kadro tarafından desteklenmelidir.

Yazılımı alınacak firmaların sadece yazılım satan veya sadece hizmet veren değil, her ikisini birden çözüm olarak sunabilen danışman firmalar olmasına dikkat edilmelidir.

Sonuç

Zaman içerisinde inşaat sektöründeki gelişmeye paralel olarak iş süreçleri de daha karmaşık, yönetilmesi çok daha zor bir hal almaya başladı. İnşaat sektöründe oluşan bu yapılanma, yeni bir sistem anlayışına ihtiyaç duymaktadır. Bu yaklaşım İnşaat ve varlık yönetimi gibi iki ayrı proses yerine çok daha dinamik iş sistemleri süreçlerini öngörmektedir.

İnşaat firmaları için bilgisayar ortamında proje yönetimi yapmak artık bir zorunluluktur. Dolayısıyla proje yönetim süreçlerini otomatikleştiren ve sektöre özel tasarlanmış yazılımlar kullanılmalıdır. Standart üretim modelleri için tasarlanmış ERP yazılımları ile bu sorunu çözmeye çalışmak ise size bitmeyen ve verimsiz yazılım projeleri olarak geri dönecektir.

İnşaat sektörünün günümüzde geldiği noktayı, bu noktadaki problemlerini ve mevcut yazılımlar ile harcanan çabayla birlikte elde edilen başarısız sonuçları bir kez daha düşünürsek, yazımızın başında söylediğimiz cümleyi tekrarlayabiliriz;

“İnşaat Sektörü İçin Doğru Yazılım Kullanmanın Tam Zamanı”

Filo yöneticileri için en önemli araç, Filo Bilgi Yönetim Sistemi (FYBS) yazılım paketidir. FYBS sistemleri milyonlarca veriyi saklayarak, mevcut dataları analiz yeteneğine sahip veritabanı uygulamalarıdır.
İşletmelerin kendi araç filoları için FYBS yazılımları ile öncelikle, bakım, sefer ve yakıt işlemlerini yönetebilmek esastır. Bu yazılım paketi kendi sunucularınızda veya servis sağlayıcısının sunucularında çalışabilir ve Internet üzerinden erişilebilir olmalıdır.
Aynı zamanda diğer iş uygulamaları ile FYBS sistemini entegre etmek isteyen şirketler için uygun altyapıya sahip bir yazılım paketi satın almak veya özel FYBS yazılım uygulaması veya modülü geliştirmek tercih edilebilir.

İhtiyaç Değerlendirmesi…
Seçim sürecinde ilk adım, ayrıntılı bir ihtiyaç analizi yapmaktır. İhtiyaç analizinde ilk adım ise Filo Bilgi Yönetim Sistemine (FYBS) sahip olarak filonuzu takip edebileceğinize ve yönetme konusunda daha iyi kararlar almanızda yardımcı olacağı konusuna karar vermektir.
Eğer bir ihtiyaç değerlendirmesi yapmak üzere, yeni sistem için yola çıktığınızda satın alacağınız yazılımdan beklediğiniz her şeyi listelemekle işe başlayın.
Bu değerlendirmede mevcut filonuzu ayrıntılı olarak incelemeniz gerekmektedir. Araç filosunun genişlemesi gözönünde bulundurulmalı ve sistemin filo yönetmek için ölçeklendirilmiş olduğundan emin olmanız gerekmektedir.
Sistemin ilk kurulumunda, filonuza ait elinizde bulunan verileri yeni sisteme aktarabilmek için aktarım sistemi olması oldukça önemlidir.
filonuzdaki tüm araçlar ve teknik bilgileri için programcılara yeterli bilgi vermeniz gerekir. Ayrıca nerede ve ne amaçla kullanıldıklarını açıklamanız önemlidir.
Aynı zamanda yazılım kendi bakım işlemlerini gerçekleştiren işletmelerde çalışanlar ve yedek parça stoklarını yönetmek için kullanılacaksa içerisinde detaylı personel ve stok yönetimi modüllerini barındırdığına dikkat edilmelidir.
Yazılımın geliştirildiği teknoloji ve üzerinde çalıştığı iletişim sistemlerini önemlidir. Şimdi ya da yakında önemsiz hale gelecek sistemler tercih edilmemelidir.
Mevcut donanımızın yeni teknolojilerden yararlanmak için yeterliliğini değerledirmeli, yapılması gereken donanım yatırımını bütçelendirmelisiniz.

Ekip Kurma…
İhtiyaç analizi süreci mutlaka bir ekip yaklaşımı ile değerlendirilmelidir.
Ekibinizde tüm kuruluşunuzun bilişim ve otomasyon altyapısına aşina bir bilgisayar uzmanı
yer almalı, aynı zamanda filo yöneticisi tarafından yönetilen ve kendi özel ihtiyaçları için uygunluğunu değerlendirmek için, 3-7 kişiden oluşan anahtar bir değerlendirme ekibi oluşturulmalıdır.
Yazılımın personeliniz için kullanım kolaylığı ve diğer kurumsal sistemlere kurulumu önemli olmakla birlikte, sistemin nihai amacı düzgün izleme ve filo yönetiminde size yardımcı olmasıdır.
Yazılım, filo yönetim kararları yönlendirerek, amaç ve hedefleri tanımlayabilmelidir. Uygulama zaman çizelgesi belirleyebilmeli ve bütçe tahminleri yapabilmelidir.
Bu değerlendirmeler projenin başlangıcında proje ekibi ile birlikte yapılır ve gerekirse geliştirmeler talep edilir.

Tanımlama, Özellikler ve İşlevler…
* FYBS’ de gerekli ve istenilen özellikler için özel geliştirme, bir seçenek olarak üretici firma tarafından sunulmalıdır.
* Yazılımın ilk kurulumu ve eğitimleri verilerek size ve tüm ekibinize “deneme sürüşü” imkanı tanınmalıdır.
* Test sürüşünün parçası olarak dokümantasyon ile ilgili tam bir set edinme konusunda ise ısrarcı olunmalıdır.

Yazılım firması olarak, teknolojiye hiç yatırım yapmamış ya da muhasebe dışında hiçbir program kullanmamış pek çok firma ile çalıştık. Fark ettik ki, bu firmaların ortak noktası, yazılım kullanmaktan korkuyor olmalarıydı.

Aslında firmanızın geleceğine yapacağınız en etkili ve kolay yatırım yazılım satın almak. Yazılımlar işletmenizin yeteneklerini, kurumsal hafızasını, finansal ya da iş yönetimi ile ilgili eforunuzu yükseltebilecek en önemli araçlardır. Ayrıca firmadan yazılımla birlikte müthiş danışmanlık hizmetleri de alabilirsiniz.

Firmalara güvenmiyorum, Bugüne kadar kötü niyetli bir yazılım firması görmedik. Sadece başarısız sonuçlanan yazılım projeleri var. Herkesi memnun etmek elbette ki imkansız, ancak yazılım firmaları zaten uygulamalarına ilişkin her türlü tanıtım, broşür, demo, canlı sunum gibi hizmetleri sınırsız olarak veriyorlar. Bunlardan faydalanmanız yazılımları tanımanız ve seçmeniz için yeterli. Aynı zamanda çalışmayı düşündüğünüz firmanın aktif referanslarını araştırmak, size firma hakkında en güvenilir bilgiyi sağlayacaktır.

Çok pahalı, Belli bir işi yönetecek yazılımlar için önce doğru uygulama mı? Kararını verdikten sonra fiyata odaklanmak gerekli. Yapılan en büyük hata, fiyata göre yazılım seçmeye çalışmaktır. Yazılımın işletmenize kazandıracaklarını iyi analiz ederek fayda / fiyat dengesine bakmak gerekli. Bazen ucuz olduğu için tercih edilen yazılımlar aslında çok daha pahalıya mal olabilmektedir. Bir kurumun büyüklüğüne ve uygulamaların karmaşıklığına bağlı olarak proje fiyatları değişecektir. Ancak doğru yazılımlarla yola çıkan firmalar ne kadar para harcarlarsa harcasınlar, ilerleyen zamanda mutlaka yatırdıklarından çok daha fazlasını kazanmaktadır.

Excel bana yetiyor, Excel vb. tablolar kaybolabilir, silinebilir, boyutları sınırlıdır, 1 den fazla kişi üzerinde çalışamaz, süreçleri uzatır, kontrollü veri girmek mümkün değildir, veri yoğunluğu arttıkça takibi ve görünürlüğü azalır, kişiye bağımlıdır standartlar getiremez, kullanımı gün geçtikçe zorlaşır ve risklidir, dosyalar çok kolay taşınabildiği için güvenli değildir, firma dışına çıkartılabilir, çok kolay paylaşılabilir, bilgisayar virüslerine karşı son derece korumasızdır, geriye dönük veriler üzerinde raporlar almak ya da analizler yapmak imkansızdır. Oldukça can sıkıcı değil mi?

Çok riskli, Tüm teknoloji yatırımlarının kullanımıyla ilişkili riskler vardır, ama kendi işinizle ilgili yazılım kullanmamaktan kaynaklanan çok daha büyük riskler oluşabilir. Dolayısıyla herhangi bir bilgisayar yazılımı seçmenin avantajları ve dezavantajları olabilir. Ancak yazılım kullanmanın getireceği riskler yerine, size kazandıracaklarına odaklanmalısınız.

Kullanacak personel yok, Mevcut personelinize ya da ekibinize yazılımı kullanabilmesi için yeterli eğitimi aldırmak genelde projenin başarılı olabilmesi için büyük oranda yeterli en önemli noktalardan biridir. Kişilerin rolleri ve sorumlulukları etkili olabilmesi için organizasyon tarafından mutlaka desteklenmesi gerekir. Bu çok önemlidir.

Zamanımız yok, Emin olun ki şu anda zaten fazlasıyla zaman harcıyorsunuz! Çalışan personeliniz analiz ve raporlar için haftada kaç saat vakit harcıyor, belki haberiniz bile yok. Yazılımlar tüm bu zaman kaybını ortadan kaldıracaktır. Yazılımlar size külfet olmak için değil aksine zaman ve karlılığınızı arttırmak için var, unutmayın!

Özetlersek : 

1. Güvenin – İyi bir araştırma sonucu çalışacağınız firmaya ve yazılıma güvenin.
2. Cesur olun – Tüm ekibinizle birlikte yazılımınızı verimli kullanabilmek için iyi odaklanırsanız, kısa zamanda sıkıntılı olan geçiş sürecini kolayca atlatırsınız.
3. Açık fikirli olun – Yazılımlar işlerinizi ve hayatınızı kolaylaştırmak için var unutmayın !
4. Korkmayın – Yanlış teknoloji uygulamak istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Ancak hata yapmaktan korkmayın, çünkü yanlış bir yazılıma karar verseniz dahi geri alıp verilerinizi farklı platformlara taşımak sizin elinizde.
5. Ertelemeyin – Emin olun ki bu yatırımı yapmak gün geçtikçe zorlaşacak. Başlayın gitsin!

Cep telefonlarının ve mobil aygıtların çoğalması, şirketlerin çalışma biçimini ciddi biçimde değiştirdi.  Çalışma ortamlarının erişilebilir ve verimli olması hem şirketler için hem de çalışanlar için iş verimliliği açısından son derece önemli hale geldi.

Ats Pro Filo Yönetimi Yazılımı

Mobil teknolojiler, araç filolarının da etkin bir şekilde çalışmaya devam etmesini sağlamak için filo yöneticileri ve sürücülere gelişmiş işlevsellik ve uzaktan erişim olanağı sunuyor. Mobil yazılımların “Yakıt tüketimi, güvenlik ve araç bakımına etkisi nedeniyle yatırım getirisi ise çok yüksek.”

Mobil Filo Yönetimi sayesinde filo bilgilerini tüm ekip ile paylaşıp, gerçek zamanlı veri işleyebilirsiniz. Araçların sahadaki tüm faaliyetlerini on-line ofisinize taşıyabilirsiniz. Sürücü analizi, online araç yakıt tüketimi ve sürücü davranışlarını anından analiz etme olanağınız bulunur.

Ats Pro Mobilin,  teknolojisinin araç filolarına kattığı yeniliklere göz atarsak;

• Cep telefonları, mesajlar ve anlık uyarılar sayesinde muayene tarihleri, sigorta zamanları gibi konularda sizi uyarır.

• Cep telefonu ile konum belirlemek, sürücülerin mesafe, zaman ve trafik bilgilerine ulaşmasına bu sayede rotalarını ayarlamasına olanak tanır.

• Bir kaza durumunda olay yerinde fotoğraf çekerek sisteme anında yüklemek, araç acil servislerini çağırmak gibi birçok konuda kolaylık sağlar.

• Şirketler, akıllı telefonları ve tabletleri, GPS, görüntüleme, QR kodları, zaman damgası ve imza kaydı yoluyla günlük süreçleri izlemek için kullanabilirler.

• Esneklik ve üretkenlik önemlidir. “Örneğin, ticari bir aracın uygunluğunu denetleyen bir teknisyen, uygulama içinde üretilen bir formu kullanabilir ya da bir sürücü yolculuk bilgisi ve kilometre bilgisini mobil uygulama ile kayıt altına alabilir”

• Çalışılan tedarikçiler ile bir düğmeye dokunarak temasa geçilebilir. Adres bilgileri navigasyon haritalarına hızlı bir şekilde aktarılabilir.

• Mobil uygulamalar ile sigorta şirketlerini süreçlere dahil ederek ve detaylı raporlarla sigorta primlerinin oranı düşürülebilir.

• Sürücüler, cep telefonlarını kullanarak seyahatlerini kaydedebilir, gerekçesini ekleyebilir ve gerekirse diğer masraflarla birlikte sistem veritabanına anında gönderebilir.  Yakıt veya yemek makbuzları eklemeleri gerekiyorsa, uygulamayı kullanarak fotoğraf çekebilir ve bunları da veritabanına yükleyebilir.

• Mobil Uygulama ile tüm çevrimiçi raporlama olanaklarını bir akıllı telefona taşımak mümkündür.

• Mobil sistemler ayrıca, müşterinin teslimat için imza atması gereken bir işte, satış ekibi için de uygundur.

• Sürücüler, yolculuğa başlarken uygulamayı açıp, sonunda durdurarak, kilometre ve güzergah bilgilerini otomatik olarak sisteme yükleyebilir. Bu sayede seyahat bilgileri kolay bir şekilde sisteme kaydedilir.

• Sürücüleriniz tam zamanlı sürücüler değilse bir işten diğerine ya da bir araçtan diğerine geçebilirler. Mobil uygulamalar sayesinde bu aktiviteleri takip etmek oldukça kolaydır.

• Sürücüler, yola çıkmadan önce hava durumunu ve trafik koşullarını kontrol ederek güzergah optimizasyonu yapabilirler.

• Sürücülerin, diğer sürücü bilgilerini ve durumlarını takip etmesi için etkileşimli bir ortam sağlar.

• Kiralık araçlarınız için kilometre mesafesinin sözleşme anlaşmasını geçip geçmediği kontrol edilir, yaklaştığında cep telefonu aracılığıyla sürücüyü uyarabilir.

• Bir tıkla tüm sürücülerinize bilgi mesajları göndermek, belirlenen kurallar çerçevesinde sürücüleri cep telefonlarından uyarmak mümkündür.

• Cep telefonlarında QR barkod teknolojisi kullanarak araç lastiklerini takip etmek mümkündür.

• Kurumdaki tüm onay işlemlerini cep telefonları aracılığı ile yönetmek oldukça hızlı ve kullanışlıdır.

Tüm bu uygulamalar ve daha fazlası, filoların etkin kontrolünü sağlayacak ve fark yaratacak şekilde on-line filo yönetim sistemi e-Filo.com da.