MOBİL PDA UYGULAMASI

Saha içerisinde çalışan teknisyenlerin, PBT PRO Kurumsal Varlık ve Bakım Yönetimi sistemine bilgisayar başında olmadan doğrudan erişimlerini sağlayan mobil çözümler, sadece veriyi toplamakla kalmayıp, aynı zamanda sahada daha iyi karar alma işlevselliğini de sunmaktadır. Mobil uygulama, teknisyenlerin saha içerisindeki faaliyetleri kaydetmeye, aynı zamanda işletme ile ilgili istenilen bilgilere ve varlıklara istendiği anda erişimi sağlayarak, işleri daha verimli ve daha etkili bir şekilde tamamlamalarına imkan vermektedir.

SESLİ İKAZ SİSTEMİ

Sistemde önceden tanımlanmış bazı olaylar gerçekleştiğinde, sisteme entegre edilmiş sirenlerin teknik ekibin uyarılması amacıyla işletme içerisine yerleştirilen noktalarda çalmasını sağlar. Örneğin işletme içerisinden bir arıza bildirimi yapıldığında farklı noktalarda bulunan teknik ekibin, sesli uyarı sistemi devreye girerek haberdar edilmesi sağlanmaktadır.

Bu sayede teknik ekibin olaylardan anında haberdar edilmesi ile doküman ya da bildirim yapılması beklenerek geçen zaman önlenir ve her türlü işlemin daha kısa zamanda bitirilmesi sağlanır.

Yakıt takip sistemlerinde, manuel veri girişini ortadan kaldıracak yakıt entegrasyon ve aktarım modülüdür. Akaryakıt istasyonlarından gelen tüketim kayıtları, sistemde bulunan aktarım arayüzleri aracılığıyla kontrollü ve sağlıklı bir şekilde sisteme alınır.

Aktarım fonksiyonunda sistem tarafından belirlenen kontrollerden geçen kayıtların aktarımları gerçekleştirilirken, ön koşulları sağlamayan, hatalı olduğu düşünülen kayıtlar sistem tarafından kullanıcıların denetimine bırakılır.  Kayıtlardaki olası sorunlar giderildikten sonra aktarım işlemleri tamamlanır.

PBT Pro Kurumsal Varlık ve Bakım Yönetimi Yazılımının limanlara özel geliştirilen yeni versiyonuna ait ilk uygulama YILPORT LİMAN İŞLETMELERİ‘ nde hayata geçirildi.

Türkiyenin en modern konteyner terminali olan YILPORT A.Ş., konteyner terminali, genel kargo terminali ve sıvı yük terminali olmak üzere 3 bölümden oluşmaktadır.  Bu yapıda son teknoloji makine ve ekipman parkı ile hizmet verilmekte olup, tüm tesislerdeki bakım ve arıza yönetimleri PBT PRO V5.0 ile yürütülmektedir.

Modüler olarak ihtiyaçlar doğrultusunda tasarlanan yazılımın temel amacı, liman işletmelerinde geniş sahaya yayılmış tüm tesis ve ekipmanların planlı bakım ve onarımlarını takip ederek liman faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamak.

Geniş bir mühendis ve teknisyen kadrosuna sahip olan tesis, komplike makine parkını en küçük detayına kadar PBT PRO içerisinde detaylandırmak suretiyle, her türlü bakım arıza faaliyetlerini
yazılım üzerinde izleyebilmekte, aynı zamanda gereken kaynak planlamalarını yine PBT PRO ile gerçekleştirebilmektedir.

“Proje ile zamanında yapılan bakımlar ile son derece önem arzeden yükleme ve boşaltma performanslarını, minimum arıza ve duruşlarla yükselterek, hızlı ve kaliteli liman hizmetleri sunulması hedeflenmiştir. “

Ülkemizde para basma yetkisine sahip Merkez Bankası aynı zamanda ülkemizin altın ve döviz rezervlerini saklamak ve yönetmekle görevli olan tek kurumdur.

Dolayısıyla ödeme sistemlerinin sağlıklı, güvenli, risksiz ve süratli çalışması da Merkez Bankasının en önemli görevleri arasında yer almaktadır.

Ülkemizin en önemli kurumlarından Merkez Bankası ve ORJIN Yazılım, PBT PRO Kurumsal Demirbaş ve Bakım Yönetim Sistemi ile aşağıdaki konular kapsamında çalışmalarına başladı.

 

– Bakım ve destek çalışmalarını yönetmek, projelerin sürekliliğini sağlamak

– İş planları çerçevesinde öncelikleri belirleyerek bakım ve onarım çalışmalarını yürütmek

– Sistemlerin ve üzerindeki uygulamaların aksama olmadan çalışması için gerekli önlemleri almak

– Orta ve uzun vadeli bakım planları geliştirmek, bu planlar çerçevesinde proje çalışmalarını yürütmek

– Bilgi ve iletişim sistemleri ve otomasyonla ilgili stratejileri oluşturmak

– Sistemlerinin verimli bir şekilde kullanılabilmesi için kalite ve iyileştirme çalışmaları yapmak,

Dünyanın en hacimli sektörlerinden biri olan inşaat sektöründe, birbirinden bağımsız projeler, karmaşık iş süreçleri ve dağınık lokasyon yapısı nedeniyle bilgi sistemleri, tüm diğer üretim ve hizmet sektörlerinde olduğu gibi süreçleri destekleyen vazgeçilemez bir ihtiyaç haline dönüşmüştür.

Farklı coğrafyalarda yer alan şantiyeler, depolar ve merkezi birimler ile çok lokasyonlu bir yapıya sahip olan sektörde, tüm birimlerin koordinasyonu ciddi bir önem taşımaktadır. Üstelik birçok projede çok sayıda alt yüklenici ile çalışılmaktadır. Bu da sadece birimler arası koordinasyon değil aynı zamanda müşteri, ana yüklenici ve alt yükleniciler arasında da bir işbirliği sağlanması gerekliliğini ortaya koymaktadır. Bu karmaşık yapıda iş programının oluşturulması ve takibi son derece zordur ve problemlere yol açmaktadır.

Her şeyden önce, inşaat sektörü proje tabanlı çalışan bir endüstridir ve bu nedenle diğer üretim sektörlerinden çok farklı iş süreçlerine sahiptir. Alınan her yeni proje, bazen aynı bazen farklı kaynaklar ile planlanabilen, birçok noktada ise projeye göre özelleşen iş süreçlerine sahip bir yapı içermektedir. Bu karmaşık yapısından dolayı inşaat sektörü, daha çok standart hat üretimi yapan endüstriler için tasarlanmış Kurumsal Kaynak Planlama sistemlerini kullanmakta yetersiz kalmaktadır.

İnşaat projelerinde standart ERP sistemlerinin karşılayamadığı İş makineleri bakım, onarım süreçleri, yakıt giderleri, lastik yönetimi, taşeron takibi, inşaat finansal raporları, işgücü yönetimi, harcamalar, sektöre özel satın alma süreci, inşaat proje yönetimi gibi birçok karmaşık ve benzersiz proje tabanlı işlemler mevcuttur.

Sektörün bu yapısal özellikleri nedeni ile birçok inşaat şirketi halen kendi projelerini yönetmek için excel tabloları kullanmaktadır. Ancak bahsedilen süreçlerin planlanması ve takibi için sektöre özel tasarlanmış entegre proje ve şantiye yönetimi yazılımları kullanılması gerekmektedir.

Yazılımların Özellikleri Neler Olmalıdır ?

Bahsi geçen yazılımlar İnşaat firmaları için tasarlanmış, tüm saha aktiviteleri, proje yönetimi, finansal ve operasyonel faaliyetleri yönetebilecek kabiliyette yazılımlar olmalıdır.

İnşaat ve altyapı projelerinde iş makinesi ve ekipman ağırlıklı çalışan organizasyonlar için tüm iş akışlarını modüler yapısı ile destekleyerek, makine ekipman yönetiminden, satınalma yönetimine, çoklu şantiye yönetiminden proje yönetimi uygulamalarına kadar geniş bir çözüm yelpazesi sunmalıdır.  Sektöre özgü işlevsel, ölçeklenebilir ve yönetimsel karar destek mekanizmalarının çalıştırıldığı çözümler ile şantiyelerde yaşanan sorunların giderilmesi hedeflenmelidir.

Özellikle tünel, otoyol ve baraj gibi altyapı şantiyelerinde faaliyet gösteren yüklenici firmaların, başarılarını ve karlılıklarını sürdürmeleri,  işletme maliyetlerini kontrol altında tuttukları sürece mümkün olmaktadır.  Özellikle, ağır ekipman ve iş makinelerinin sağlıklı ve verimli çalışması, bunlara ait bakım ve yakıt giderlerinin kontrol altında tutulması, yaşanan duruşların sebep olduğu iş kayıplarının minimize edilmesi, etkin malzeme yönetimi ile stok maliyetlerinin düşürülmesi, entegre satınalma yönetimi ile doğru malzemeyi doğru zamanda doğru maliyetle temin ederek satınalmaya bağlı kayıpların en aza indirilmesi, bu işletmelerin faaliyetlerini karlı devam ettirmeleri için son derece önemlidir.

İş makineleri ve ekipman ister firmaya ait olsun, ister kiralık olsun bunların çalışma puantajları, günlük aktivite raporları yazılım içinde detaylı bir şekilde kayıt altına alınarak bu kalemlere ait giderler, ister şantiye bazında, ister masraf merkezleri bazında, ister proje bazında ayrı ayrı maliyetlendirilebilmelidir.

Aynı zamanda uygulamalar yurtdışı lokasyonları için farklı dillerde kullanılabilmeli ve çoklu şirket, çoklu döviz ve uluslararası inşaat proje yönetim sistemlerini, uygun alt yapısı ile desteklemelidir.

Yazılım Kullanmanın İnşaat Firmalarına Faydası Ne Olur ?

Başarılı inşaat firmaları, projeleri, zaman ve bütçe planları dahilinde teslim etme konusunda başarılıdırlar. Doğru finans ve operasyonel yazılımlara yatırım yapan yükleniciler, projeleri daha verimli bir şekilde gerçekleştirir, müşterilerine daha kaliteli sonuçlar sağlar ve ayrıca iş karlarını artırırlar.

İnşaat sektöründe projelerin nasıl yönetildiğine baktığımızda malzeme takibi ve para yönetimine dayalı bir anlayışla karşılaşıyoruz. Proje faaliyetlerinin bütçesi, süresi, kaynakları tanımlanarak bir proje planının üretilmesi, ardından malzeme ve bütçe odaklı bir yapının kurulması en doğru çözümdür. Uygulanacak doğru yazılımlar, proje planlamada işletmelerin tüm proje ve faaliyetleri için bütünleşik bir maliyet yönetimi çözümü sağlar. Aynı zamanda yöneticilerin proje performansını izlemek için zamanında ve detaylı maliyet analizleri yapmasına olanak tanır.

İstenen gerçek zamanlı veriye, farklı ortamlarda tutulan kayıtların verimsiz bir şekilde birleştirilmesi nedeni ile zamanında ulaşılamaması, yöneticiler için ciddi memnuniyetsizlikler oluşturmaktadır. Çözüm, birbirinden bağımsız çalışan bu departmanları bir araya getirebilecek ve aynı veritabanı üzerinde çalışan sektöre özel tasarlanmış bir uygulamadan geçmektedir.

Dolayısıyla uygulanacak doğru yazılımlar, kurumsal hafızanızı oluşturacak, süreçlerinizin çok daha etkin yönetilmesini, her seviyede istenilen raporlara güncel, çaba sarf etmeden ulaşmanızı ve pazardaki fırsatları kolaylıkla değerlendirmenizi sağlayacaktır. Aynı zamanda muhasebe sistemleri ile entegre çalışarak zaman kayıplarının önüne geçmenizi ve oluşabilecek problemleri henüz oluşmadan fark edip önlem alabilmenizi sağlayacaktır.

 

Yazılımlarda Kullanım Kolaylığının Önemi.

Merkez ofis, şantiyeler ve depo yapılanmalarını düşündüğümüz zaman bilgisayar kullanma yatkınlığı konusunda farklı seviyelerdeki insanları aynı platformda buluşturmak istediğimizde, yazılımların tüm seviyelerdeki kullanıcılara hitap etmesi önemlidir. Bu noktada, yazılımların kullanım kolaylığı ön plana çıkmaktadır.

Şantiyelerden veri toplama endişesi, halen birçok firmada yazılım uygulama kararını erteletmektedir. Dolayısıyla uygulanacak yazılımlar, kullanıcı profillerine özel tasarlanabilen, erişimi kolay arayüzlerle desteklenen, son derece kolay kullanılabilir yapıda olmalıdır.    Temel amaç, yazılım kullanımını çalışanlar için bir külfet değil, tam anlamıyla uygulanabilir olması, aynı zamanda iş hayatlarının bir vazgeçilmezi haline gelmesidir. Başarılı yazılımlar, bu unsurları bünyelerinde oluşturmuş olan yazılımlardır.

 

Satış Sonrası Teknik Destek ve Danışmanlığın Önemi ;

Bu tür sistemlerde yazılımın kendisi aslında her şeyin çözümü değildir. Dolayısıyla bu tür sistemleri kurmak için sadece yazılım almak yeterli olmaz. Firmaların da sistem için hazır olması çok önemlidir. Yazılımların üretici firmalar tarafından kurum amaçlarına uygun şekilde uyarlanması, dolayısıyla sistem kurulumu ve sürekliliği için eğitim, danışmanlık, teknik destek hizmetlerini sorunsuz bir şekilde verebilecek kaynaklara sahip olması gerekmektedir..

Tüm çözümlerde kullanım kolaylığı, sağlıklı sistem yapısı, hızlı kurulum ve işbirlikçi yaklaşımlar ön planda tutulmalı. Yazılımlar deneyimli ve profesyonellerden oluşan bir kadro tarafından desteklenmelidir.

Yazılımı alınacak firmaların sadece yazılım satan veya sadece hizmet veren değil, her ikisini birden çözüm olarak sunabilen danışman firmalar olmasına dikkat edilmelidir.

Sonuç

Zaman içerisinde inşaat sektöründeki gelişmeye paralel olarak iş süreçleri de daha karmaşık, yönetilmesi çok daha zor bir hal almaya başladı. İnşaat sektöründe oluşan bu yapılanma, yeni bir sistem anlayışına ihtiyaç duymaktadır. Bu yaklaşım İnşaat ve varlık yönetimi gibi iki ayrı proses yerine çok daha dinamik iş sistemleri süreçlerini öngörmektedir.

İnşaat firmaları için bilgisayar ortamında proje yönetimi yapmak artık bir zorunluluktur. Dolayısıyla proje yönetim süreçlerini otomatikleştiren ve sektöre özel tasarlanmış yazılımlar kullanılmalıdır. Standart üretim modelleri için tasarlanmış ERP yazılımları ile bu sorunu çözmeye çalışmak ise size bitmeyen ve verimsiz yazılım projeleri olarak geri dönecektir.

İnşaat sektörünün günümüzde geldiği noktayı, bu noktadaki problemlerini ve mevcut yazılımlar ile harcanan çabayla birlikte elde edilen başarısız sonuçları bir kez daha düşünürsek, yazımızın başında söylediğimiz cümleyi tekrarlayabiliriz;

“İnşaat Sektörü İçin Doğru Yazılım Kullanmanın Tam Zamanı”

İnşaat sektöründe iyi bir proje yönetimi iş gücü, malzeme ve ekipmanın etkin kullanımı ile gerçekleşebilir. Halen birçok inşaat şirketi iş makineleri ve saha faaliyetlerini yönetmek için yazılı evraklar ve elektronik excel tabloları kullanıyor olsa da, sektöre özel iş yönetimi yazılımları kullanımı gün geçtikçe daha yaygın hale gelmektedir. Ekipman maliyetlerini ve gelirlerini yönetmek rekabetçi inşaat pazarında başarının anahtarıdır. Aynı zamanda proje maliyetleri üzerinde belirgin bir etkisi vardır.

Soru: İş makineleri yönetiminde bilgisayar yazılımı yatırımının şirketime yararı ne olacak?

Yazılım kullanmak, iş makineleri ve ekipmanlar ile ilgili tüm maliyetleri izlemenize olanak sağlar. Bununla birlikte, akaryakıt tüketimleri, yedek parça ve sarf malzeme takibi, planlı bakımlar, arızaların yönetilmesi, süreç standardizasyonu, belge kontrolü, performans takibi gibi birçok konuda kontrol sahibi olabilirsiniz.

Soru: İş makinelerimi yazılım ile yönetmeye gerçekten ihtiyacım var mı?

İşletmeler aşağıdaki sorulara verecekleri cevaplar doğrultusunda yazılım kullanıp kullanmayacaklarına rahatlıkla karar verebilirler.

• Proje ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, ekipman kaynaklarımı doğru kullanabiliyor muyum? İş makinelerinin yaptığı iş miktarını ve iş kalitesini izleyebiliyor muyum?
• İş makineleri ile ilgili yakıt, amortisman, onarım gibi maliyet detaylarını ayrıntılı takip edebiliyor muyum?
• Yakıt kullanım analizleri yaparak ekipman yıpranmalarını ve kötüye kullanımları tespit edebiliyor muyum?
• Hangi makinelerim arızalı ve ne kadar zamandır beklemede?
• Makinelerde kullanılan yedek parça ve sarf malzemeler nelerdir, bu hafta hangilerini sipariş verdik?
• Ekipman gelirlerini ve kullanım oranlarını takip edebiliyor muyum?
• Boşta bekleyen makinelerim hangileri? Bunları diğer şantiyelerimde kullanabilir miyim?
• Saat ve sayaç çizelgelerine dayalı çalışma süreleri, periyodik bakım zamanları, garanti süreleri gibi konuları ve tarihçeleri izleyebiliyor muyum?
• Makinelerin şantiyeler arasında transferini, belirlenmiş kurallar çerçevesinde iş emirleri ile gerçekleştirebiliyor muyum?
• Projelerde uygun tip ve boyutta iş makinelerini mi kullanıyorum?
• İş makinelerinin çalışma saatleri ne kadar? Maliyetlerinin çalışma saatlerine oranı nedir? İş makinelerim ne kadar verimli çalışıyor?
• İş makinelerine ait tescil, lisans, mülkiyet, teknik özellikler, donanım parçaları vb. anahtar bilgileri içeren sicil dosyaları mevcut mu?
• Geçen yılki maliyetlerim nelerdi? Bu yıl maliyetlerimi daha iyi kontrol edebiliyor muyum?
• İş makinelerine ait donanım parçalarının  (motor, şanzıman, lastikler vb.) yer değişikliklerini, masraflarını, arıza geçmişlerini tespit edebiliyor muyum?
• Arıza kaynaklı onarım maliyetlerim ne kadar? Ne kadar duruş yaşıyorum? Arızaların projenin ilerlemesine etkisi nedir?
• İş makinelerine ait ruhsat, fatura, kullanım kılavuzu, bakım katalogları vb. dokümanlara istediğim anda rahatlıkla ulaşabilir miyim?
• İş makineleri için kullanılan malzemelerin toplam maliyeti nedir? Makinelere ait kredi ödemelerim, amortisman değerlerim ne kadar?
• Tüm onaylanan yedek parça ve malzeme siparişlerinin ne kadarı elime ulaştı, maliyetim ne oldu?
• Akaryakıt kullanımım hangi seviyede, öngörülenin üzerinde yakıt tüketen iş makinelerim var mı?
• İş makinelerime ait periyodik bakım takvimlerim var mı?
• Yağlar, filtreler gibi sık kullanılan malzemeler için doğru satınalma ve stok takibi yapabiliyor muyum?
• Bir projeye hangi makineler ve ekipmanlar tahsis edilmiş? Bunların projeye olan maliyetleri nelerdir?
• Kiralık makineleri takip edebiliyor muyum? Bu makinelere verilen yakıtları, yedek parçaları ve  onarımları tespit edebiliyor muyum?
• Taşeronlarımla olan sözleşmelerim anlaştığım süre ve maliyette mi devam ediyor?
• Bakım faaliyetleri, işlem açıklamaları, gerekli malzeme ve yedek parçalar, tahmini süre ve maliyetler, şeklinde ayrıntılı listeleri içeren bakım programlarını tanımlayabiliyor muyum?
• Sürekli kullanım için ekipmanları mümkün olan en iyi durumda tutabiliyor muyum? Makine parkımıza uygun bir bakım programı oluşturduk mu ?.

 

Eğer, ağır iş makinelerinizi gerçek manada yönetmeyi düşünüyorsanız, farklı bir ekipman yönetimi yazılımı olan O-MEGA ile tanışmanız gerekir. O-MEGA farklı bakış açısı ve iş makinelerinizi yönetebileceğiniz tüm fonksiyonları ile tam entegre önemli bir yazılım. Maliyetleri azaltmak, izlenebilirliği sağlamak, iş akışlarını düzenlemek ve sonuçta her projeyi daha karlı hale getirmek için tasarlanmış sektörel bir çözüm.

Microsoft Excel kullanımı rahat ve maliyetsiz olsa da, iş makinelerinin yönetimi için en faydalı ve karlı yöntem olmayabilir. Firmalar, güçlü bir yazılım çözümü O-MEGAile aşağıdaki konularla ilgili detaylı kontrole sahip olacaklardır:

Doğru Maliyetler: İş makinelerine ait maliyetleri yönetebilmek, projelerde kar sağlamak için anahtar bir noktadır. O-MEGA İş Makineleri Yönetimi yazılımı size daha karlı kararlar vermenize yardımcı olacak, gerçek zamanlı maliyetleri takip edebilmenizi sağlayacaktır. Gerektiğinde düzeltici eylem – bütçeler, sözleşmeler, sipariş değişimleri ve daha fazla durum için anlık değerlendirmeler yapabilmenize olanak verecektir.

Ekipman Verimliliği: İş makinelerine ait çalışma aktiviteleri ile ilgilidir. Bu amaçla, çalışma saatlerinin takibi, makine puantajları gibi faaliyetlerinin izlenmesi, maliyetlerin çalışma saatlerine oranı takip edilir. İş miktarı, yapılan işin kalitesi takip edilebilirken, kolay bir şekilde verimli çalışılan zamanlar ve boşta geçen zamanlar izlenir. Masraflar da değerlendirilerek verimlilik analizleri yapılabilir. Sistem, operasyonel maliyetleri azaltırken ekipman verimliliğini ve ömrünü arttırır.

Yakıt Yönetimi: Yakıt tüketimleri sizin kontrolünüz dışında olsa da, bu maliyetleri kontrol altında tutmak önemli ölçüde işletme başarısını etkileyecektir. O-MEGA size yakıt giderlerinizi yönetebilmeniz için, operatör eğilimleri ve araç tahminleri konularında farklı bakış açıları sağlar.

Her şantiye için yakıt tüketimlerini tüm detayları ile kayıt altına alarak, yakıt giderlerini yönetmeyi hedefler. Yakıt kullanım verileri sisteme otomatik olarak ya da farklı yöntemlerle alınır. Elde edilen veriler sayesinde miktar ve tutar bazında tüketim analizleri yapılarak etkin yakıt yönetimi sağlanır.

Bakım & Onarım Tarihçeleri: O-MEGA, iş makineleri üzerinde uygulanan koruyucu bakım ve  onarım işlemlerini tüm yönleri ile ele alan kapsamlı bir bakım ve onarım modülü içermektedir. Periyodik bakım, önleyici bakım ve arızalara ait masrafları, yedek parça kullanımlarını planlamak ve stoklarını yönetmek için esnek araçlar sunar. Böylece gereksiz ekipman arızaları ve verimlilik kayıplarını önleyebilirsiniz.

Sistem, makine ve araç arızaları veya bakımlarında meydana gelen maliyetleri, yedek parça değişimlerini, yapılan iş ve işçilikleri kontrol altına almak için tasarlanmıştır. İş makinelerine ait geriye dönük bakım ve arıza tarihçeleri, servis nedenleri, servis firmaları analiz edilerek raporlanabilir.

Yedek Parça ve Malzeme Envanteri: Stok envanter analizleri, fiyat analizleri, malzeme kullanım yerleri ve şekilleri gibi pek çok konuda oldukça detaylı bilgileri barındırır. Bu sayede hangi yedek parçaların gerekli, hangilerinin gereksiz olduğunu, hangilerinin farklı şantiyeler tarafından ortaklaşa kullanılabileceğini tespit ederek parça çeşidini azaltırken, malzemelerin hangi tedarikçilerden en uygun ve en kaliteli şekilde temin edilebileceği ile ilgili detaylı analizler sunar.

Stokların düzgün takibi ile tüm malzeme ihtiyaçlarının uygun biçimde karşılanması ve stok maliyetlerinin minimum seviyede tutulması konusunda kuruma destek olur. Satınalma sipariş sistemi ile entegre çalışır.

Kolay Raporlama: O-MEGA Raporlama Modülü, iş makineleri, ekipman ve tesislerin kullanım süreleri boyunca yapılan tüm işleri, istediğiniz anda ve düzende raporlayabilir. Sistem; demirbaş, ekipman malzeme, satınalma, iş emirleri, bütçe analizi vb. ile ilgili geniş bir rapor kütüphanesi sunar. Ayrıca raporlama araçları aracılığıyla yeni raporlar oluşturmak ya da mevcut raporları özelleştirmek mümkündür.

Filo yöneticileri için en önemli araç, Filo Bilgi Yönetim Sistemi (FYBS) yazılım paketidir. FYBS sistemleri milyonlarca veriyi saklayarak, mevcut dataları analiz yeteneğine sahip veritabanı uygulamalarıdır.
İşletmelerin kendi araç filoları için FYBS yazılımları ile öncelikle, bakım, sefer ve yakıt işlemlerini yönetebilmek esastır. Bu yazılım paketi kendi sunucularınızda veya servis sağlayıcısının sunucularında çalışabilir ve Internet üzerinden erişilebilir olmalıdır.
Aynı zamanda diğer iş uygulamaları ile FYBS sistemini entegre etmek isteyen şirketler için uygun altyapıya sahip bir yazılım paketi satın almak veya özel FYBS yazılım uygulaması veya modülü geliştirmek tercih edilebilir.

İhtiyaç Değerlendirmesi…
Seçim sürecinde ilk adım, ayrıntılı bir ihtiyaç analizi yapmaktır. İhtiyaç analizinde ilk adım ise Filo Bilgi Yönetim Sistemine (FYBS) sahip olarak filonuzu takip edebileceğinize ve yönetme konusunda daha iyi kararlar almanızda yardımcı olacağı konusuna karar vermektir.
Eğer bir ihtiyaç değerlendirmesi yapmak üzere, yeni sistem için yola çıktığınızda satın alacağınız yazılımdan beklediğiniz her şeyi listelemekle işe başlayın.
Bu değerlendirmede mevcut filonuzu ayrıntılı olarak incelemeniz gerekmektedir. Araç filosunun genişlemesi gözönünde bulundurulmalı ve sistemin filo yönetmek için ölçeklendirilmiş olduğundan emin olmanız gerekmektedir.
Sistemin ilk kurulumunda, filonuza ait elinizde bulunan verileri yeni sisteme aktarabilmek için aktarım sistemi olması oldukça önemlidir.
filonuzdaki tüm araçlar ve teknik bilgileri için programcılara yeterli bilgi vermeniz gerekir. Ayrıca nerede ve ne amaçla kullanıldıklarını açıklamanız önemlidir.
Aynı zamanda yazılım kendi bakım işlemlerini gerçekleştiren işletmelerde çalışanlar ve yedek parça stoklarını yönetmek için kullanılacaksa içerisinde detaylı personel ve stok yönetimi modüllerini barındırdığına dikkat edilmelidir.
Yazılımın geliştirildiği teknoloji ve üzerinde çalıştığı iletişim sistemlerini önemlidir. Şimdi ya da yakında önemsiz hale gelecek sistemler tercih edilmemelidir.
Mevcut donanımızın yeni teknolojilerden yararlanmak için yeterliliğini değerledirmeli, yapılması gereken donanım yatırımını bütçelendirmelisiniz.

Ekip Kurma…
İhtiyaç analizi süreci mutlaka bir ekip yaklaşımı ile değerlendirilmelidir.
Ekibinizde tüm kuruluşunuzun bilişim ve otomasyon altyapısına aşina bir bilgisayar uzmanı
yer almalı, aynı zamanda filo yöneticisi tarafından yönetilen ve kendi özel ihtiyaçları için uygunluğunu değerlendirmek için, 3-7 kişiden oluşan anahtar bir değerlendirme ekibi oluşturulmalıdır.
Yazılımın personeliniz için kullanım kolaylığı ve diğer kurumsal sistemlere kurulumu önemli olmakla birlikte, sistemin nihai amacı düzgün izleme ve filo yönetiminde size yardımcı olmasıdır.
Yazılım, filo yönetim kararları yönlendirerek, amaç ve hedefleri tanımlayabilmelidir. Uygulama zaman çizelgesi belirleyebilmeli ve bütçe tahminleri yapabilmelidir.
Bu değerlendirmeler projenin başlangıcında proje ekibi ile birlikte yapılır ve gerekirse geliştirmeler talep edilir.

Tanımlama, Özellikler ve İşlevler…
* FYBS’ de gerekli ve istenilen özellikler için özel geliştirme, bir seçenek olarak üretici firma tarafından sunulmalıdır.
* Yazılımın ilk kurulumu ve eğitimleri verilerek size ve tüm ekibinize “deneme sürüşü” imkanı tanınmalıdır.
* Test sürüşünün parçası olarak dokümantasyon ile ilgili tam bir set edinme konusunda ise ısrarcı olunmalıdır.